Ihre Berufsziele, Familienplanung oder Urlaubsplanung legen Sie langfristig in Lebens-, (Mehr-) Jahresplänen und Monatsplänen an. Für die kurzfristige Planung eignen sich Wochen- und Tagespläne. Die folgenden Zeitplantechniken unterstützen Ihre kurz- und mittelfristige Planung:

Zeitplanbücher

Wir können nicht alles im Kopf behalten! Das einfachste Mittel, alle anfallenden Aufgaben möglichst effektiv und vollständig zu bewältigen, ist eine To-Do Liste. Eine Erweiterung der To-Do Liste ist das Zeitplanbuch. Es ist weit mehr als ein einfacher Terminkalender. Es ist Notizbuch, Planungsinstrument, Erinnerungshilfe, Adressbuch und Ideenspeicher in einem.

Ein Tag mit ALPEN

Ein wichtiges Instrument für effektives Lernen und Arbeiten ist der Tagesplan. Ein Tagesplan enthält nur die Aktivitäten, die Sie an einem Tag erledigen wollen. Insbesondere, wenn Sie in Arbeit zu ersticken drohen, ist eine systematische Strukturierung des Tages wichtig. Planen Sie den Tag mit ALPEN in fünf Schritten:

A => Alles aufschreiben
L => Länge der Tätigkeiten schätzen
P => Pufferzeiten einplanen: 60:40 Regel
E => Entscheiden: Prioritäten festlegen
N => Nachkontrolle am Ende des Arbeitstages

9 Tipps für eine effiziente Zeitplanung

1. Zeitplanung erfolgt meist auf Tages- oder Wochenebene. Wenn Sie bestimmte Lebensziele verfolgen, müssen Sie jedoch auf Jahresebene planen.

2. Planen Sie einen überschaubaren Zeitabschnitt – je weiter in die Zukunft geplant wird, um so unsicherer wird die Erfüllung der Pläne.

3. Planen Sie schriftlich!

4. Planen Sie am Ende des Tages bzw. der Woche für den folgenden Zeitabschnitt.

5. Überprüfen Sie am Ende eines Zeitabschnittes den Grad Ihrer Zielerreichung. Nachkontrolle verdeutlicht Ihnen den Grad der Zielerreichung und motiviert zum Weitermachen!

6. Fassen Sie Aufgaben mit gleichem Inhalt zu Aufgabenpaketen zusammen. Sich auf neue Aufgaben umzustellen, benötigt Zeit.

7. Fassen Sie Arbeiten am gleichen Ort zusammen.

8. Schaffen Sie sich stille Stunden in Zeiten, in denen Sie generell nicht so häufig gestört werden (z.B. früh morgens oder nach dem Mittag).

9. 60:40 Regel: Verplanen sie nur 60% Ihrer Tageszeit! Reservieren Sie 40% für Unvorhersehbares. Erscheint Ihnen dieses Verhältnis zu hochgegriffen, versuchen Sie es einige Zeit anzuwenden und dann ein eigene Berechnung aufzustellen.

Wer sein Gedächtnis durch die Terminplanung am Computer entlastet, hat mehrere Vorteile: Die Daten brauchen nur einmal eingegeben zu werden und können dann mühelos verknüpft, verschoben oder mit anderen abgestimmt werden. Das ist praktisch und schafft einen guten Überblick.

Computerbasierte Zeitplansysteme (sog. Kalendersoftware) ermöglicht Ihnen eine übersichtliche Termingestaltung und erinnert Sie regelmäßig an wichtige Aufgaben. Kalendersoftware eignet sich besonders für Menschen, die gerne Aufgaben vor sich herschieben - der Computer sorgt dafür, dass nichts in Vergessenheit gerät ;-) Allerdings gilt dies nur, wenn sie am PC arbeiten.

Kalendersoftware sollte die Möglichkeit bieten, dass Sie Ihre Einträge auf verschiedenen, von Ihnen genutzten Geräten synchronisieren können. Nur so ist gewährleistet, dass Ihre Termine auf PC, Notebook, Smartphone oder welche Geräte Sie auch immer einsetzen, aktuell sind.